Ważne: przed publikacją dokument wymaga uzupełnienia pełną nazwą, adresem, NIP-em, e-mailem administratora, dostawcami hostingu/poczty oraz rzeczywistymi okresami retencji. Powinien zostać zweryfikowany pod kątem faktycznego działania serwisu.
1. Administrator danych
Administratorem danych osobowych jest [pełna nazwa firmy], z siedzibą pod adresem [adres], NIP: [NIP]. Kontakt w sprawach prywatności: [adres e-mail].
2. Jakie dane możemy przetwarzać
W związku z zapytaniem ofertowym możemy przetwarzać imię i nazwisko, nazwę firmy, adres e-mail, numer telefonu, treść wiadomości oraz informacje zawarte w dobrowolnie przesłanej dokumentacji.
Nie należy przesyłać danych osobowych, tajemnic przedsiębiorstwa ani dokumentacji, do której nadawca nie ma prawa udostępnienia.
3. Cele i podstawy przetwarzania
- obsługa zapytania i działania przed zawarciem umowy;
- realizacja umowy i komunikacja dotycząca zlecenia;
- wypełnienie obowiązków prawnych, w tym księgowych;
- ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń w uzasadnionym interesie administratora.
4. Odbiorcy i okres przechowywania
Dane mogą być powierzane podmiotom świadczącym hosting, pocztę, wsparcie IT, księgowość oraz usługi prawne — wyłącznie w zakresie potrzebnym do realizacji ich zadań. Konkretna lista kategorii i informacja o transferach poza EOG muszą zostać uzupełnione po wyborze usługodawców.
Dane przechowujemy przez okres potrzebny do obsługi zapytania, realizacji umowy i obowiązków prawnych oraz do upływu terminów przedawnienia roszczeń. Dokładne okresy należy dopasować do procesów firmy.
5. Prawa osoby, której dane dotyczą
W granicach przewidzianych prawem przysługuje prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, sprzeciwu, przenoszenia oraz wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
6. Bezpieczeństwo i dokumentacja techniczna
Formularz w tej wersji jest demonstracyjny i nie wysyła danych. Przed uruchomieniem należy wdrożyć szyfrowanie transmisji, walidację plików, limity rozmiaru, ochronę przed automatycznymi zgłoszeniami, kontrolę dostępu i bezpieczne przechowywanie dokumentacji technicznej.
7. Zmiany polityki
Polityka może być aktualizowana wraz ze zmianą funkcji serwisu lub podstaw prawnych. Data ostatniej aktualizacji: [data publikacji].